Quasi ogni PMI che inizia ad automatizzare arriva allo stesso bivio: n8n, Make o Zapier? Sulla carta fanno la stessa cosa: collegano le applicazioni che usate già (moduli web, CRM, e-mail, gestionale) e spostano i dati dall'una all'altra senza che qualcuno debba copiarli a mano. La differenza vera non sta nelle funzioni, ma in tre aspetti che le pagine commerciali tendono a sfumare: come vi fanno pagare, quanto ci vuole per imparare a usarle e dove finiscono i vostri dati. Li vediamo uno per uno, con i conti fatti su flussi reali e una tesi chiara: per la maggior parte delle PMI con processi non banali, la piattaforma più famosa è anche la più cara.
Prima dei prezzi, guardate cosa viene contato
Il prezzo di listino dice poco. A decidere la bolletta è l'unità di misura con cui ogni piattaforma conta il lavoro svolto, e qui le tre strade divergono parecchio.
Zapier fattura a task: ogni singola azione eseguita con successo dentro un'applicazione esterna. I trigger (l'evento che fa partire il flusso), i filtri e i percorsi condizionali non consumano task, ma ogni passaggio applicativo sì. Gli step basati su intelligenza artificiale possono costare da 1 a 5 task per chiamata, come spiegano la documentazione di Zapier e l'analisi di Activepieces.
Make dal 27 agosto 2025 fattura a crediti, che hanno sostituito le vecchie «operazioni». La maggior parte delle azioni su un modulo costa 1 credito; smistatori, filtri e rami di gestione degli errori costano zero. Attenzione però: i controlli periodici a vuoto consumano crediti comunque, e i moduli AI nativi ne consumano in base al testo elaborato (Gravity.fast).
n8n fattura a esecuzione: un'esecuzione è il passaggio completo del flusso dal trigger alla fine, indipendentemente da quanti passaggi contiene o da quanti dati elabora. I piani Starter e Pro includono passaggi, utenti e flussi illimitati (n8n.io).
Tradotto: con Zapier e Make il costo cresce con la complessità del flusso, con n8n cresce solo con il numero di volte in cui il flusso parte. Più il vostro processo è articolato, più questa differenza pesa.
I listini, in breve
- Zapier (in dollari): piano gratuito con 100 task al mese e flussi di soli due passaggi; Professional da 19,99 $ al mese con fatturazione annuale per 750 task, che salgono a 129 $ per 10.000 task e 289 $ per 50.000; Team da 69 $ al mese per la multiutenza.
- Make (in dollari): gratuito con 1.000 crediti al mese; Core da 9 $ al mese annuali per 10.000 crediti; Pro da 16 $ con esecuzione prioritaria; Teams da 29-38 $ con ruoli e spazi condivisi (listino Make).
- n8n (in euro): Community Edition gratuita da installare sul proprio server; Cloud Starter a 20 € al mese annuali per 2.500 esecuzioni; Cloud Pro a 50 € per 10.000 esecuzioni; Business self-hosted a 667 € al mese per esigenze aziendali come accesso unico centralizzato e registri di controllo (TeamShift).
Messi così sembrano comparabili. Non lo sono, e lo si capisce solo applicandoli a un caso concreto.
n8n, Make o Zapier sul flusso più comune: 1.500 lead al mese
Prendiamo un flusso che molte aziende B2B hanno o vorrebbero avere. Un potenziale cliente compila un modulo (un Typeform o un annuncio Meta). L'automazione poi: normalizza i dati e toglie i prefissi telefonici, controlla un database interno contro i contatti fasulli, arricchisce l'anagrafica aziendale tramite un servizio esterno, calcola un punteggio di qualità, inserisce il contatto nel CRM, avvisa il commerciale su Slack e invia un'e-mail di benvenuto personalizzata. Sette passaggi, 1.500 contatti al mese.
- Zapier: 1.500 contatti per 6 azioni a pagamento fanno 9.000 task al mese. Serve lo scaglione da 10.000 task: 129 $ al mese con fatturazione annuale, oltre 190 $ con quella mensile.
- Make: 1.500 per 7 moduli fanno 10.500 crediti. Si resta nel piano Core con scaglione esteso, intorno ai 16-20 $ al mese.
- n8n Cloud: 1.500 contatti sono 1.500 esecuzioni, coperte dal piano Starter: 20 € al mese.
- n8n self-hosted: un server virtuale con 2 processori e 4 GB di memoria regge il carico senza fatica, per circa 7-10 € al mese di infrastruttura.
Stesso lavoro, costi che vanno da 7 € a oltre 190 $. E il divario si allarga ogni volta che aggiungete un passaggio: su n8n un ottavo step non costa nulla, su Zapier costa altri 1.500 task. Confronti simili, con conclusioni analoghe, li trovate su OpsThrive e Use Apify.
L'errore che svuota il piano senza che entri un dato
C'è un errore di configurazione che vediamo spesso e che su Make costa caro: impostare un flusso che va a «controllare» ogni 5 minuti se in un foglio Google o in un database sono comparse righe nuove. Si chiama polling, interrogazione periodica. Sono 288 controlli al giorno, oltre 8.600 crediti al mese, consumati anche se non arriva nessun dato. In pratica avete esaurito il piano Core prima di automatizzare qualcosa.
La soluzione è usare i webhook: invece di chiedere continuamente «c'è qualcosa di nuovo?», è l'applicazione di partenza ad avvisare l'automazione nel momento in cui succede l'evento. Il flusso parte solo quando serve e il costo passivo resta a zero. Quasi tutti i servizi moderni li supportano; se il vostro no, vale la pena chiedersi perché.
Curva di apprendimento: chi può usare cosa
Qui Zapier vince senza discussioni. La logica è sequenziale, «quando succede A, fai B», e chiunque sappia usare un gestionale riesce a costruire un flusso semplice in mezz'ora. In più ha il catalogo più vasto del mercato, oltre 8.000 applicazioni collegabili senza configurazioni.
Make è un gradino più su. L'interfaccia visiva è ottima, ma per andare oltre il banale bisogna capire concetti come gli array (elenchi di elementi), gli iteratori (che li scorrono uno per uno) e gli smistatori che dividono il flusso in rami. Offre oltre 3.000 moduli nativi più un connettore generico per qualunque servizio esponga un'API, cioè un'interfaccia per dialogare con altri software.
n8n chiede di più: per sfruttarlo davvero serve capire la struttura dei dati in formato JSON e, all'occorrenza, scrivere qualche riga di JavaScript o Python nei nodi di codice. I nodi nativi sono 400-500, a cui si aggiungono quelli della comunità. Non serve essere sviluppatori, ma qualcuno in azienda, o un fornitore, deve avere dimestichezza con queste cose. È il vero prezzo di n8n: non si paga in euro, si paga in competenze.
Self-hosting di n8n: gratis è una parola grossa
La versione Community di n8n si può installare sul proprio server senza pagare licenze, con esecuzioni illimitate. Il server costa 5-20 € al mese su provider come Hetzner o DigitalOcean. Detto così, sembra un affare imbattibile.
Il conto vero, però, include il costo totale di gestione: aggiornamenti di sicurezza, backup del database, monitoraggio del server, interventi quando qualcosa si blocca o la memoria si satura. Sono ore di una persona competente, e per volumi piccoli quelle ore costano facilmente più di un abbonamento cloud. Chi vi racconta che il self-hosting è «a costo zero» sta contando solo la bolletta del server.
La nostra posizione: se avete già un tecnico interno o un fornitore che gestisce i vostri server, il self-hosting ha senso e ripaga in fretta. Se non avete nessuno, partite da n8n Cloud. Il piano Starter a 20 € vi dà gran parte dei vantaggi senza il pensiero della manutenzione.
Dove finiscono i dati, e in che valuta pagate
Zapier gira su server Amazon negli Stati Uniti e nei piani standard non offre una residenza dei dati esclusivamente europea. Per usarlo in regola con il GDPR bisogna verificare gli accordi sul trattamento dei dati basati sulle clausole contrattuali standard e sul Data Privacy Framework. Per chi tratta dati sanitari, fiscali o lavora con la pubblica amministrazione, far passare anagrafiche e fatture da lì è un rischio di conformità concreto.
Make permette di scegliere in fase di registrazione un'area europea, con server a Francoforte, anche se alcuni servizi AI proprietari instradano comunque dati negli Stati Uniti. n8n Cloud ospita i dati su Microsoft Azure a Francoforte; la versione self-hosted può stare su provider italiani come Aruba Cloud o Seeweb, e allora i dati non lasciano mai il vostro perimetro (Virtua Cloud, Opsily).
Dettaglio che pochi considerano: Zapier e Make fatturano in dollari, quindi il costo mensile oscilla con il cambio e la banca ci aggiunge le sue commissioni. n8n ha listini in euro. Non è una cifra che cambia la scelta, ma nel budget annuale si sente.
Fatture in Cloud, SDI e gestionali italiani: nessuno ha la pappa pronta
Nessuna delle tre piattaforme offre integrazioni «collega e via» per Fatture in Cloud, Danea Easyfatt, TeamSystem, Zucchetti o Aruba Fatturazione Elettronica. In tutti i casi si lavora con webhook e chiamate API configurate a mano, spesso trattando file XML, il formato usato dal Sistema di Interscambio.
Qui n8n ha un vantaggio netto: converte l'XML in un formato più maneggevole con un nodo nativo e permette di scrivere codice senza costi aggiuntivi, mentre su Zapier la manipolazione avanzata dei dati passa da Code by Zapier, con limiti sul tempo di esecuzione. Un esempio reale: Stripe segnala un pagamento completato al webhook di n8n; un nodo di codice sistema partita IVA e codice destinatario ed estrae le righe prodotto; una chiamata alle API di Fatture in Cloud genera il documento; se la risposta segnala un errore, per esempio un codice fiscale sbagliato, un ramo dedicato manda l'avviso su un canale Telegram aziendale senza bloccare nulla. Quattro passaggi, una sola esecuzione.
Intelligenza artificiale: funzione utile o moltiplicatore di costi
Zapier e Make spingono molto sui loro strumenti AI «senza codice», ma li fanno pagare in task e crediti aggiuntivi in base al consumo. n8n segue un'altra strada: integra nodi per agenti AI che usano direttamente le vostre chiavi di OpenAI, Anthropic o Mistral, o modelli installati in locale, e pagate i token solo al fornitore effettivo, senza ricarichi della piattaforma (CloudZero). Se l'AI entrerà nei vostri processi in modo serio, questo aspetto da solo può decidere la partita.
Come scegliere, senza religione
Zapier ha senso se i flussi sono pochi e semplici, i volumi bassi, i dati non sensibili e nessuno in azienda vuole sentir parlare di JSON. Pagate la comodità, ed è legittimo.
Make è il compromesso: costa poco, ha server europei e un'interfaccia visiva potente. Occhio ai controlli periodici e ai moduli AI, che sono le voci dove la bolletta scappa.
n8n è la scelta migliore per chi ha processi articolati, volumi in crescita, dati da tenere in Europa o integrazioni con gestionali italiani. Richiede più competenze all'inizio, ma è l'unica delle tre che potete anche ospitare in casa. E non è un dettaglio: cambi di listino e di metriche come quelli già visti su Make e Zapier sono esattamente il rischio di cui parliamo nell'articolo su enshittification e diritto di non dipendere.
Prima di firmare un abbonamento
Prendete il flusso più importante che volete automatizzare e scrivetelo su un foglio: quanti passaggi ha, quante volte parte al mese, che dati tocca. Moltiplicate passaggi per volume e confrontate il risultato con le tre unità di misura viste sopra. In dieci minuti saprete quale piattaforma vi costa meno oggi e quale vi costerà meno quando il processo crescerà. Se il conto vi porta verso n8n ma in casa mancano le competenze per configurarlo e gestirlo, è il tipo di lavoro che SMP Digital Solutions fa tutti i giorni.