Il bilancio trimestrale da riassumere prima del CdA, la bozza di contratto da «rendere più chiara», lo script con dentro la password del database. Ogni giorno, in migliaia di PMI, qualcuno incolla questo materiale in una chat e preme invio. La domanda su ChatGPT, dati aziendali e privacy non è se lo stiano facendo (lo stanno facendo), ma dove finisce quel testo dopo l'invio, chi può leggerlo e per quanto tempo. La risposta dipende quasi interamente da un dettaglio che pochi controllano: con quale tipo di account viene usato lo strumento.
Il viaggio di un prompt, tappa per tappa
Partiamo dalla parte rassicurante. Secondo la documentazione ufficiale di OpenAI, il testo viaggia dal browser ai server cifrato con TLS 1.2 o superiore (lo stesso tipo di protezione che usa la vostra banca online) e, una volta archiviato, è protetto con crittografia AES-256. Intercettarlo per strada non è il problema.
Poi c'è l'elaborazione vera e propria: il modello genera la risposta lavorando in memoria temporanea. Fin qui, nulla di preoccupante. Le tappe che contano sono le due successive.
La prima è la conservazione per il controllo degli abusi: per impostazione predefinita, prompt e risposte restano registrati sui server di OpenAI fino a 30 giorni, per verificare eventuali violazioni dei termini d'uso. La seconda è l'addestramento: sui piani pensati per il consumatore, i contenuti possono essere usati per allenare i modelli futuri. Trascorsi i 30 giorni il dato viene rimosso dai database attivi, salvo obblighi di legge o richieste dell'autorità giudiziaria. Quel «salvo» pesa più di quanto sembri, e ci torniamo tra poco.
Cancellare la chat non cancella il dato
È la domanda più frequente, e la risposta è no. Quando un collaboratore elimina una conversazione, questa sparisce subito dalla sua schermata, ma resta nei registri di sicurezza fino a 30 giorni. Vale anche con lo storico disattivato o con la chat temporanea, come conferma l'analisi comparativa di Sonomos sui diversi piani.
E i dipendenti di OpenAI leggono le chat? Nel funzionamento ordinario no. Ma se una conversazione fa scattare i filtri di moderazione, personale autorizzato può visionarne delle porzioni. Nei contratti con conservazione azzerata o negli accordi Enterprise più avanzati questo accesso umano è escluso. Tradotto: «l'ho cancellata» non è una misura di sicurezza.
ChatGPT Plus non è un piano aziendale
Qui si concentra l'equivoco più costoso. Molti titolari pensano che pagare l'abbonamento Plus, circa 20 dollari al mese, metta al riparo i dati dell'azienda. Non è così: Plus è una licenza personale, con gli stessi termini privacy del piano gratuito. Su Free e Plus l'addestramento sui contenuti è attivo per impostazione predefinita e si spegne solo a mano, profilo per profilo, da Impostazioni > Controlli dati > Migliora il modello per tutti. Soprattutto, non esiste un DPA, cioè il contratto con cui il fornitore si impegna formalmente a trattare i dati per vostro conto e secondo le vostre istruzioni.
Il quadro cambia con i piani aziendali. ChatGPT Business (l'ex Team, minimo due utenze, circa 25 dollari per utente al mese con fatturazione annuale o 30 con quella mensile) ed Enterprise escludono per contratto l'uso di prompt e risposte per l'addestramento, come indicato nella pagina di OpenAI dedicata ai dati business. In più offrono una console di amministrazione centralizzata, l'accesso con le credenziali aziendali (SSO) e i registri degli accessi. La conservazione di 30 giorni per le chat cancellate resta; su Enterprise è configurabile e si può attivare la Zero Data Retention, cioè la mancata conservazione dei contenuti.
Un confronto più ampio tra le funzionalità dei vari assistenti lo trovate nel nostro articolo su ChatGPT, Claude e Gemini; qui conta solo il lato contrattuale.
Interfaccia web e API: stesse risposte, regole diverse
L'API è il canale con cui un software (il vostro gestionale, un'automazione, un'app interna) dialoga direttamente con i modelli di OpenAI, senza passare dalla chat. Secondo la guida ai dati della piattaforma per sviluppatori, dal 1° marzo 2023 i dati inviati via API non vengono usati per l'addestramento, salvo scelta esplicita del cliente. Restano i 30 giorni nei registri di sicurezza; la Zero Data Retention è disponibile su richiesta e previa approvazione, ma non si applica alle funzioni che per natura conservano informazioni, come gli archivi di documenti per la ricerca interna, le elaborazioni in blocco o l'addestramento personalizzato.
Esempio concreto: un dipendente che incolla cinquanta pagine di trascrizione di un cliente nella sua chat personale sta potenzialmente alimentando l'addestramento. Uno sviluppatore che invia lo stesso testo tramite API, dal primo giorno, no. Stesso modello, stesso testo, esposizione completamente diversa.
«Non addestriamo sui vostri dati» non vuol dire «non conserviamo»
Molti fornitori e consulenti tranquillizzano le PMI con la frase «con la versione business i dati non vengono salvati». È falso, o almeno impreciso. L'esclusione dall'addestramento è una cosa, la cancellazione immediata è un'altra: quei 30 giorni di registri sono comunque una giacenza del dato fuori dal perimetro aziendale, esposta a incidenti informatici e a richieste giudiziarie.
Non è un'ipotesi da manuale. Nelle cause statunitensi per violazione del diritto d'autore, come quella intentata dal New York Times, i tribunali hanno imposto a OpenAI di conservare i registri delle conversazioni dei piani non coperti da conservazione azzerata, scavalcando la normale politica dei 30 giorni. Lo ricostruisce anche la guida di Layer3Labs sui diversi livelli di servizio. Una promessa contrattuale, in altre parole, vale finché un giudice non decide diversamente.
C'è poi la questione geografica. Per le aziende europee il contraente è OpenAI Ireland Ltd, con sede a Dublino, ma buona parte dell'elaborazione passa da infrastrutture statunitensi. Alcuni legali considerano questo flusso un rischio residuo rispetto alla normativa americana sulla sorveglianza (la cosiddetta FISA 702) e, per i dati davvero critici, preferiscono soluzioni installate in azienda o su cloud europei. Per un preventivo commerciale è un eccesso di zelo; per un brevetto in fase di deposito, molto meno.
Il DPA è necessario, ma non basta per il GDPR
Per i servizi business e per l'API, OpenAI mette a disposizione il Data Processing Addendum, integrato nei termini commerciali. È il documento che rende OpenAI responsabile del trattamento per conto vostro, come richiede l'articolo 28 del GDPR. Ne consegue una cosa semplice: se un collaboratore incolla dati personali di clienti, fornitori o dipendenti in un account Free o Plus, l'azienda sta affidando un trattamento a un terzo senza contratto. Ed è l'azienda, come titolare, a risponderne verso l'interessato e verso il Garante.
Attenzione però all'errore opposto: firmare il DPA non mette in regola da solo. Restano in capo a voi la minimizzazione (usare solo i dati che servono davvero), una base giuridica valida, l'informativa agli interessati e i limiti stringenti sulle categorie particolari di dati, come quelli sanitari, previsti dall'articolo 9. Gli obblighi specifici del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale sono un capitolo a parte, trattato nella nostra guida all'AI Act per le PMI.
Un chiarimento sulla vicenda del Garante, che ha generato parecchia confusione. A fine 2024 l'autorità italiana aveva sanzionato OpenAI per 15 milioni di euro (qui il provvedimento). Il 18 marzo 2026 il Tribunale di Roma ha annullato la sanzione per un vizio di competenza: dopo la costituzione della sede irlandese, le indagini transfrontaliere spettano all'autorità irlandese in base al meccanismo dello sportello unico, come spiega NT+ Diritto del Sole 24 Ore. È una questione di procedura tra autorità, non una sanatoria: le aziende italiane che inseriscono dati personali negli strumenti di intelligenza artificiale restano pienamente soggette al GDPR.
Quattro incidenti che succedono davvero
Non servono hacker. Bastano persone diligenti con una scadenza:
- L'amministrazione incolla il previsionale trimestrale e il file dei flussi di cassa per farsi preparare una sintesi per il CdA. Su un account personale, proiezioni non pubbliche finiscono su infrastrutture esterne e potenzialmente nell'addestramento.
- Lo sviluppatore chiede di ottimizzare uno script e dimentica nel testo la stringa di connessione al database di produzione, con utente, password e chiavi di accesso.
- L'ufficio personale incolla note disciplinari o riferimenti a certificati medici per scrivere una lettera formale: dati sanitari, cioè categoria particolare, su un sistema senza alcuna copertura contrattuale.
- Il commerciale carica il verbale integrale di una trattativa coperta da accordo di riservatezza, violando un impegno firmato con un partner.
In nessuno di questi casi c'è malafede. È proprio per questo che le regole vanno scritte, e scritte chiare.
La checklist: cosa vietare di incollare nei chatbot
Questi cinque divieti vanno inseriti nel regolamento informatico interno, senza eccezioni e indipendentemente dal tipo di account usato:
- Credenziali e segreti tecnici: password, chiavi API, token di accesso, certificati di sicurezza, stringhe di connessione ai database, chiavi crittografiche private.
- Dati personali identificativi e categorie particolari: nomi completi abbinati a codici fiscali, numeri di documento, dati biometrici, informazioni sanitarie, malattie e congedi, buste paga, comunicazioni sindacali.
- Codice sorgente strategico: algoritmi proprietari, firmware non ancora rilasciato, soluzioni potenzialmente brevettabili, repository privati.
- Informazioni finanziarie non pubbliche: fatturato prima dell'approvazione del bilancio, margini per cliente, listini scontati personalizzati, piani di fusione, acquisizione o ristrutturazione.
- Materiale coperto da riservatezza: bozze di contratto, perizie legali, verbali di accordi e qualunque documento ricevuto da terzi sotto vincolo di segretezza.
Accanto ai divieti, una regola operativa che risolve metà dei casi: pseudonimizzare sempre. «Cliente Alpha», «Dipendente X», «Fornitore 3» al posto di nomi e riferimenti reali. Al modello serve la struttura del problema, non l'anagrafica.
Regole scritte o blocchi tecnici?
Tra i responsabili IT il dibattito è acceso. Una parte sostiene che le linee guida sulla carta non bastino e che servano software di prevenzione della perdita di dati (DLP) capaci di bloccare il copia-incolla verso i chatbot direttamente sul computer. Altri obiettano che filtri troppo rigidi spingono le persone a usare il telefono personale, dove il controllo è zero.
La nostra posizione è netta: il divieto senza alternativa non funziona. Se vietate tutto e non date nulla, otterrete l'uso sommerso degli strumenti, il fenomeno di cui abbiamo parlato in questo articolo. La combinazione che regge è un account aziendale con DPA per chi lavora con questi strumenti, la checklist qui sopra firmata e spiegata, e blocchi tecnici mirati solo dove il rischio è alto (credenziali, dati sanitari, codice strategico). Per i casi davvero critici, meglio l'API con conservazione azzerata o un modello installato in azienda.
Da dove partire questa settimana
Fate un censimento semplice: chiedete a ogni reparto quali assistenti usa e con quale account. Se emergono profili Free o Plus usati per lavoro, avete trovato il punto più debole. Spostate quelle persone su un piano Business o su un'integrazione via API, attivate il DPA e mettete la checklist nel regolamento interno entro fine mese. Se vi serve una mano a progettare integrazioni che tengano i dati dentro un perimetro controllato, è esattamente il tipo di lavoro che SMP Digital Solutions fa ogni giorno.